Hoe organiseer je examens met honderden studenten in één lokaal als je verplicht anderhalve meter afstand moet bewaren? Het was lang dé examenvraag die niemand kon beantwoorden. Maar kijk: met een beetje creativiteit toverden we het Gentse Flanders Expo om in het grootste examenlokaal van ons land. Wij spraken op veilige afstand met de vestigingsverantwoordelijke Katrien Verhoeven.
Het is niet de eerste keer dat Flanders Expo helpt in deze coronacrisis. De eventlocatie gaf zich in het begin op als mogelijk triagecentrum, maar dat bleek gelukkig nooit nodig. Voor Gent Zeehaven bekeek het team van Katrien of het containers die langer aan wal bleven, kon stockeren. En met Pasen schonk het de al bestelde chocolade voor de medewerkers aan het vlakbij gelegen Maria Middelares-ziekenhuis.
En toen kwam er dus die vraag van de UGent en Hogeschool Gent.
107.000 examens
De afgelopen weken was het misschien wel het meest besproken thema in het onderwijs: wat met de examens? Aula’s zijn groot, maar nu ook weer niet zó groot. Hoe zorg je dan dat elke student toch nog in juni zijn examens kan afleggen?
Met acht eventhallen en een lege eventkalender bleek Flanders Expo de redder in nood. “Tot eind juni organiseren we hier zo’n 107.000 examens”, zegt Katrien Verhoeven. “We doen dat in verschillende shifts en in vijf verschillende hallen. En ook in Antwerp Expo en Namur Expo ontvangen we straks duizenden studenten – en zelfs kandidaat-politieagenten – voor hun eindexamens.”
We zijn ervan overtuigd dat we dezelfde veiligheidsmaatregelen ook op beurzen kunnen toepassen.
8 kilometer hekkens
Er zijn weinig studenten die de examenperiode als een event beschouwen, maar productioneel komt het toch sterk in de buurt. “We hebben in totaal zo’n acht kilometer nadarhekkens geplaatst. Daarmee leiden we de dagelijkse toestroom van studenten letterlijk in goeie banen. Ook het signalisatie- en communicatieplan is aangepast en zorgt dat elke student straks aan de juiste ontsmette tafel belandt.”
Om al dat verkeer vlot te laten verlopen, bouwde Flanders Expo Hal 1 – één van de grootste hallen van ons land – om tot een zogenaamde crowd control room. Hier verzamelen alle studenten op veilige afstand van elkaar en sturen medewerkers van de hogeschool en de universiteit iedereen naar de juiste hal.
Van 1 naar 11 ingangen
Duizenden studenten door één ingang naar binnen laten komen, is geen goed idee in coronatijden. “Daarom hebben we onze tweede grootste ruimte (Hal 8) onderverdeeld in elf zones met telkens een aparte ingang.”
Normaal vinden in deze hal de megaproducties plaats omdat er een indrukwekkende geluidsmuur is. Maar met duizenden studenten die hun hersenen pijnigen, zal het er de komende weken vooral heel stilletjes zijn.
Goed nieuws ook voor wie wat te veel afstand bewaarde van een geslaagd cijfer: in augustus en september gaan zelfs de herexamens door in Flanders Expo. “Maar als iedereen goed studeert, hebben we hopelijk niet opnieuw alle vijf de hallen nodig”, lacht Katrien Verhoeven.
Wachten op groen licht
Examens organiseren is één ding, maar hoe zit het straks met beurzen waar iedereen graag zijn eigen route volgt? “We zijn ervan overtuigd dat we dezelfde strikte veiligheidsmaatregelen ook op beurzen kunnen toepassen. Als we de verplichte vier vierkante meter per persoon volgen, mogen we op de volledige site van Flanders Expo 13.500 bezoekers ontvangen. Dat is niet niks.”
Verder paste Flanders Expo al overal zijn ruimtes aan: zo komt er onder andere een systeem dat constant het aantal aanwezigen monitort en aan de ingang moet iedereen zijn temperatuur laten meten.
Nu is het dus alleen nog wachten op het groen licht van de Nationale Veiligheidsraad. “We hopen op 8 juni concreet nieuws te hebben. Dan kunnen vanaf september terug de eerste events plaatsvinden. Want je hebt natuurlijk ook nog even tijd nodig om al die events te promoten en operationeel te krijgen”, besluit COO Alain D’Haese.
Wij zijn blij dat we dankzij de organisatie van de examens de deuren van Flanders Expo, Antwerp Expo en Namur Expo stilaan kunnen heropenen.
