HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE SITE
1. Doel
Dit Huishoudelijk Reglement is erop gericht om de ervaring van Bezoekers van de Site zo aangenaam en veilig mogelijk te maken en is daarop van toepassing op iedereen die de Site betreedt.
2. Definities
In dit Huishoudelijk Reglement hebben de hiernavolgende begrippen de bijhorende betekenis en dit, waar relevant, zowel in het enkelvoud als in het meervoud:
- Bezoeker: elke (natuurlijke) persoon die de Site betreedt, ongeacht in welke hoedanigheid en ongeacht in welke context;
- Easyfairs Belgium: Easyfairs Belgium naamloze vennootschap naar Belgisch recht met zetel gevestigd te Maaltekouter 1, 9051 Gent, België en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0424.681.440, RPR Gent;
- Evenement: een evenement (waaronder een event of beurs) dat door Easyfairs Belgium en/of door een Organisator wordt georganiseerd op de Site;
- Site: de volledige site bestaande uit de gebouwen, infrastructuur en parkings van respectievelijk Antwerp Expo, Flanders Expo, Nekkerhal – Brussels North of Namur Expo, afhankelijk van de plaats waar het Evenement wordt georganiseerd;
- Huishoudelijk Reglement: dit huishoudelijk reglement van Easyfairs Belgium, met inbegrip van de eventuele toekomstige wijzigingen daaraan.
- Organisator: de organisator van een Evenement op de Site, inclusief Easyfairs Belgium.
- Ticketaanbieders: de Organisator, Partners van de Organisator en/of van Easyfairs Belgium, Easyfairs Belgium en de exposanten van een Evenement, hetzij gratis of betalend.
3. Toepassingsgebied
3.1. Algemeen
Dit Huishoudelijk Reglement is van toepassing op de volledige Site en zal strikt worden nageleefd door elke Bezoeker, teneinde veiligheid, hygiëne, netheid, orde en het goed functioneren van de Site, te garanderen.
Afwijkingen van de bepalingen van dit Huishoudelijk Reglement zullen enkel uitzonderlijk worden toegestaan na voorafgaandelijk en schriftelijk akkoord van Easyfairs Belgium.
De controle op de toepassing van dit Huishoudelijk Reglement gebeurt door Easyfairs Belgium.
3.2. Kennisgeving
Het Huishoudelijk Reglement staat gepubliceerd op de website van Easyfairs Belgium alsook op de website van de Sites (Antwerp Expo, Flanders Expo, Nekkerhal – Brussels North en Namur Expo).
De Bezoekers die een ticket online aankopen of verkregen hebben via de Ticketverkopers of op de Site via een ticketboot zullen bij het aankoopproces kennis kunnen nemen van het Huishoudelijke Reglement en dienen deze te aanvaarden alvorens te kunnen overgaan tot de aankoop of gebruik van een ticket.
De Bezoekers die op een andere wijze een toegang verkrijgen (bezoekersbadge) zullen in kennis worden gesteld van het Huishoudelijk Reglement via hun contactpersoon.
Het Huishoudelijk Reglement is eveneens opvraagbaar bij de receptie van de Site.
3.3. Tegenstrijdige bepalingen
Dit Huishoudelijk Reglement doet geen afbreuk aan de contractuele bepalingen die gelden in de samenwerking tussen Easyfairs Belgium en Organisatoren van Evenementen, alsook in overeenkomsten gesloten tussen Easyfairs Belgium en concessiehouders, partners of onderaannemers.
In geval van tegenstrijdige bepalingen tussen dit Huishoudelijk Reglement en een overeenkomst gesloten met Easyfairs Belgium voor een bepaald Evenement op de Site, of andere toepasselijke algemene voorwaarden op een Evenement, hebben de bepalingen van dit Huishoudelijke Reglement voorrang, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders bepaald.
Meer bepaald, doet dit Huishoudelijke Reglement geen afbreuk aan de algemene voorwaarden voor Bezoekers voor Evenementen georganiseerd door Easyfairs Belgium (zoals bijvoorbeeld FACTS), met uitzondering van artikel 4 “Toegang” en artikel 6 “Privacy” van dit Huishoudelijk Reglement die voorrang hebben met het oog op een consequente toepassing op de respectievelijke Sites.
Andere door Easyfairs gebruikte termen in contractuele documenten (waaronder de algemene voorwaarden voor Venues en Events), zoals de term “Reglement van interne orde”, verwijzen naar dit Huishoudelijk Reglement.
4. Toegang
4.1. Algemeen
4.2. Tickets voor evenementen
4.3. Kinderen
4.4. Dieren
4.5. Toegang voor beroepsmatige redenen
4.6. Ontzeggen van toegang
5. Veiligheid
5.1. Algemeen
Tijdens een bezoek aan de Site verbindt elke Bezoeker zich ertoe om de veiligheidsregels van Easyfairs Belgium na te leven. Deze veiligheidsregels kunnen hier worden geraadpleegd. Een kopie van deze veiligheidsregels kunnen op aanvraag bekomen worden.
Een Bezoeker die geconfronteerd wordt met een onveilige situatie voor zichzelf en/of voor andere Bezoekers, stelt een medewerker van Easyfairs Belgium en/of de Organisator hiervan zo snel mogelijk in kennis.
Het is voor een Bezoeker ten strengste verboden om (zonder dat deze lijst exhaustief is):
- Te roken in de gebouwen, hallen, lokalen, restaurants, toiletten en wachtrijen van de Site (inclusief e-sigaretten ongeacht in welke vorm). Roken is toegestaan in de buitenomgeving van de Site op de daarvoor voorziene plaatsen;
- Op, in of over de Site te vliegen met een drone zonder de voorafgaande schriftelijke en uitdrukkelijke toestemming van Easyfairs Belgium;
- Foto-, video-, en of geluidsopnames te maken voor professionele doeleinden zonder uitdrukkelijke toestemming van Easyfairs Belgium (zie ook artikel 6. Privacy);
- Schade toe te brengen aan andere Bezoekers of aan medewerkers van Easyfairs Belgium of de Organisator of aan goederen, installaties en of gebouwen van de Site;
- Lokalen te betreden die niet bestemd zijn voor het publiek (bijvoorbeeld een technische ruimte en elke ruimte waarop is aangegeven dat deze enkel toegankelijk is voor medewerkers van Easyfairs Belgium), tenzij een beroepsmatige activiteit dit vereist en desgevallend mits uitdrukkelijke machtiging van Easyfairs Belgium;
- De doorgang aan toegangs- en/of evacuatiewegen, nooddeuren, blusmiddelen, trappen of traphallen te verhinderen. Voorwerpen die deze doorgang verhinderen kunnen worden verwijderd door Easyfairs Belgium, dan wel door een derde in opdracht van Easyfairs Belgium;
- De veiligheid van andere Bezoekers of van medewerkers van Easyfairs Belgium of een Organisator in het gedrang te brengen;
- In het algemeen de orde op of binnen de Site te verstoren;
- (Luidruchtige) muziekinstallaties binnen te brengen in de Site;
5.2. Ongevallen
5.3. Evacuatie
6. Privacy
6.1. Bewakingscamera’s
6.2. Fotograferen en filmen door Easyfairs
Op de Site kan de afbeelding van Bezoekers (foto en video) worden vastgelegd als deel van het promotiemateriaal dat Easyfairs Belgium en/of de Organisatoren maken tijdens Evenementen. Dit materiaal kan gedeeld worden op de website van Easyfairs Belgium en/of van de Organisatoren of kan worden uitgezonden of televisie. Wanneer dit gebeurt, worden de persoonsgegevens van Bezoekers verwerkt op grond van het gerechtvaardigd belang van Easyfairs Belgium en/of de Organisatoren om Evenementen te promoten. Indien tijdens een bezoek aan de Site of tijdens een Evenement gerichte foto’s of video’s worden gemaakt van een Bezoeker, zal de desbetreffende Bezoeker steeds voorafgaand ter plaatse minstens mondeling om toestemming worden gevraagd, voor de verwerking en voor het verdere gebruik, zowel ter waarborg van zijn persoonsgegevens als zijn recht van afbeelding.
Het privacy beleid van Easyfairs kan hier worden geraadpleegd.
6.3. Fotograferen en filmen door anderen dan Easyfairs
7. Parking en mobiliteit
7.1. Gebruik van de parking
Parkeren op de Site geschiedt op de daartoe voorziene plaatsen.
Geen enkel gemotoriseerd of niet-gemotoriseerd voertuig (en/of aanhanger) mag zich bevinden op een plaats die daarvoor niet is voorzien of waarop wordt aangegeven dat zij is voorbehouden voor bepaalde personen (inclusief een bepaalde Bezoeker).
Het is verboden om de parking van de Site tussen 23:00 en 06:00 te betreden of tussen voormelde tijdstippen op de parking van de Site een voertuig achter te laten, tenzij als Bezoeker van een Evenement dat na 23:00 plaatsvindt en voor zover het voertuig wordt geparkeerd op een daarvoor voorziene plaats.
Elke Bezoeker ziet erop toe dat zijn of haar voertuig bij het achterlaten op de parking van de Site goed is afgesloten en dat eventuele waardevolle voorwerpen die zich in het voertuig bevinden niet zichtbaar zijn.
Easyfairs Belgium behoudt zich het recht voor om een voertuig dat wordt achtergelaten op de parking van de Site na 23:00 dat niet de eigendom is van een Bezoeker van een Evenement dat na 23:00 plaatsvindt, dat niet geparkeerd staat op een daarvoor voorziene plaats, te laten takelen op kosten van de eigenaar van het desbetreffende voertuig.
Fietsen worden gestald op de daarvoor voorziene plaatsen. Easyfairs Belgium behoudt zich het recht voor om fietsen die niet gestald zijn op de daarvoor voorziene plaatsen daarnaar te (laten) verplaatsen, desgevallend op kosten van de eigenaar van de desbetreffende fiets
7.2. Gebruik van laadpalen
Voertuigen laden is enkel toegestaan op gemarkeerde plekken en voertuigen mogen niet langer dan 24 uur geparkeerd staan zonder toestemming.
Laadpalen zijn uitsluitend bedoeld voor elektrische voertuigen die opgeladen moeten worden. Gebruikers dienen hun voertuig binnen 30 minuten na het voltooien van de laadsessie te verplaatsen.
Een starttarief van €1,00 wordt gehanteerd per laadsessie, en bij het niet verplaatsen van het voertuig na 60 minuten inactiviteit, wordt een ‘idle fee’ van €0,03 per overschreden minuut aangerekend.
7.3. Mobiliteit en snelheidsvoorschriften
Alle gemotoriseerde voertuigen dienen zich te houden aan een maximale snelheid van 30 km/u op de site.
Tijdens events zijn enkel gemotoriseerde voertuigen voor personen met een beperking (bijvoorbeeld scootmobiels) toegelaten in de hallen met een maximale snelheid van 5 km/u (stapvoets).
Steps zijn niet toegestaan in de hallen, behalve tijdens de op- en afbouwperiode.
8. Commerciële acties
9. Eet- en drankengelegenheden
10. Afval, welzijn & hygiëne
11. Elektriciteit
12. Netwerk
13. Verloren voorwerpen
14. Aansprakelijkheid en informatie
14.1. Aansprakelijkheid
14.2. Informatie
15. Contact
Eventuele vragen, opmerkingen en suggesties kunnen worden gericht aan Easyfairs Belgium via het volgende e-mailadres: ehs@easyfairs.com.